PENTINGNYA ORGANISASI BERUPAYA UNTUK MENJADI ORGANISASI PEMBELAJAR (LEARNING ORGANIZATION)

Di tengah persaingan bisnis yang tinggi di industri asuransi, maupun pada industri secara umum, seluruh perusahaan berlomba-lomba untuk meningkatkan produktivitas bisnisnya dengan merekrut, mempertahankan serta mengembangkan SDM yang berkualitas tinggi. Hal ini perlu dilakukan untuk memperkuat modal intelektual yang dapat menunjang terjadinya pembelajaran secara terus menerus di organisasi, sehingga mampu menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan. Lingkungan bisnis yang sangat kompetitif pada masa kini juga menuntut perusahaan untuk menganut open system (sistem terbuka), yaitu suatu sistem yang mensyaratkan suatu perusahaan senantiasa tanggap terhadap tuntutan atau keinginan para stakeholdersnya agar bertumbuh, berkembang dan bertahan (Budihardjo, 2014). Untuk menjawab tuntutan tersebut, perusahaan perlu mengadopsi konsep organisasi pembelajar atau yang lebih dikenal dengan istilah Learning Organization.

Dalam materi seminar yang dibawakannya dalam forum Himpunan Pengelola Sumber Daya Manusia Indonesia pada tahun 2009, Muhammad Noer, yang merupakan mantan Senior Manager Unilever dan praktisi Human Resources, juga mengungkapkan bahwa setidaknya ada empat alasan penting yang menjadikan sebuah organisasi perlu terus menerus belajar dan menjadi Learning Organization, meskipun organisasi sudah dianggap relatif lebih baik dibandingkan dengan organisasi sejenisnya. Empat alasan tersebut, yaitu:

1. Kompetisi yang semakin ketat

Kompetisi antar perusahaan saat ini semakin ketat. Suatu perusahaan tidak bisa menganggap para kompetitornya sebelah mata, seberapapun unggulnya perusahaan tersebut, karena kelengahan sedikit akan dapat membuat perusahaan dapat tertinggal. Oleh karena itu, perusahaan harus terus menerus belajar dan mengembangkan diri agar dapat memenangkan kompetisi atau setidaknya tidak tertinggal dari kompetitor.

2. Sinergi antar anggota tim

Seluruh pekerjaan akan mengharuskan seorang karyawan untuk berhubungan ataupun bekerja sama dengan karyawan lainnya. Dalam organisasi yang baik, kekuatan utama akan terletak pada bagaimana menciptakan sinergi diantara anggota tim yang ada. Masing-masing orang harus belajar dan membawa hasil belajarnya untuk saling menyokong dan memperkokoh tim.

     3. Perubahan yang sangat cepat

Perubahan di dunia bisnis secara umum terjadi sangat cepat. Sesuatu bisa menjadi tren untuk kemudian secara tiba-tiba tergantikan dengan tren lainnya. Sebuah penemuan demi penemuan terus menerus terjadi dan saling menguatkan serta menggantikan satu sama lain. Untuk menghadapi perubahan tersebut, tentu saja perusahaan memerlukan kemampuan belajar dari situasi yang ada sehingga dapat menghadapi segala perubahan dengan percaya diri.

4. Antisipasi atas masa depan yang penuh ketidakpastian

Tidak ada pihak yang mampu menebak arah bisnis dan perekonomian pada 10 tahun mendatang. Perusahaan seharusnya menyadari bahwa hari esok penuh dengan tantangan dan ketidakpastian. Organisasi yang belajar, meskipun akan tetap menghadapi ketidakpastian, namun lebih siap dan terbuka menghadapi apapun yang terjadi ke depannya.

 

Learning Organization didefinisikan oleh Senge (1990) sebagai sekelompok manusia yang secara terus menerus mendorong kapasitasnya untuk menciptakan apa yang mereka ingin ciptakan. Peter Senge (1990: 3), yang merupakan pendiri dari Society for Organizational Learning, juga menyebutkan bahwa Learning Organizations(organisasi pembelajar) adalah organisasi yang menerapkan pembelajaran berkelanjutan dimana para karyawannya akan mengembangkan kapasitas atau kemampuannya secara terus-menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan, organisasi dimana pola pemikiran yang baru dan/atau luas dapat dipelihara, organisasi dimana karyawannya dibebaskan untuk mengemukakan aspirasinya, dan organisasi dimana karyawannya terus-menerus belajar bersama. Malhotra (1996) mengartikan Learning Organization sebagai organisasi dengan filosofi yang melekat terkait mengantisipasi, bereaksi dan merespons terhadap perubahan, kompleksitas dan ketidakpastian. Sementara itu, menurut Garvin (2000), Learning Organization merupakan organisasi yang memiliki keahlian dalam menciptakan, memperoleh, menginterpretasi, mentransfer, dan mempertahankan pengetahuan, dan secara sengaja mengubah perilakunya sebagai bentuk refleksi atas pengetahuan baru dan insight(pemahaman) yang diperoleh.

Lebih lanjut, adapula istilah lain yang terkait dengan organisasi pembelajar atau Learning Organization, yaituOrganizational Learning atau pembelajaran berbasis organisasi, yang didefinisikan Argyris (1977) sebagai proses pendeteksian dan pengoreksian (perbaikan) dari suatu eror atau kesalahan. Dalam pandangan tersebut, organisasi akan melakukan proses pembelajaran melalui individu di dalamnya yang bertindak sebagai agen bagi organisasi, dimana aktivitas pembelajaran yang dilakukan oleh individu akan difasilitasi atau dihambat oleh faktor-faktor di sistem lingkungannya yang dapat disebut sebagai organizational learning system.

Berdasarkan pengalamannya selama 15 tahun mempelajari Learning Organization, (Marquardt, 2002) menyatakan bahwa organisasi pembelajar tidak akan bisa tercipta atau bertahan tanpa memahami dan mengembangkan lima subsistem yang saling berkaitan, yaitu pembelajaran (learning), organisasi (organization), orang (people), pengetahuan (knowledge) dan teknologi (technology). Kelima faktor dalam sistem tersebut, yang disebut Marquardt (2002) sebagai Systems Learning Organization Model, sangat penting untuk diperhatikan demi keberlangsungan proses pembelajaran di organisasi dan pencapaian kesuksesan di perusahaan. Berikut ini akan dibahas satu per satu mengenai kelima faktor atau subsistem tersebut:

 

Learning-Organization

 

1. Learning Subsystem

Learning atau pembelajaran merupakan kunci utama atau inti dari subsistem learning organization. Proses pembelajaran dapat terjadi, baik pada level individual (terkait dengan perubahan skills, pemahaman, pengetahuan, sikap, dan nilai yang diperoleh melalui pembelajaran sendiri), pada level grup/tim (terkait dengan peningkatan pengetahuan, skills, dan kompetensi yang dicapai di dalam tim), serta pada level organisasi (terkait dengan peningkatan kemampuan intelektual dan produksi yang didapatkan melalui adanya komitmen dan kesempatan untuk melakukan continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan di seluruh organisasi). Berkaitan dengan pembelajaran, Peter Senge (1990) dalam bukunya “The Fifth Discipline”, juga menyebutkan adanya 5 komponen yang dibutuhkan untuk menciptakan dan mengembangkan organisasi pembelajar ataulearning organization, yaitu:

  • System Thinking : adanya keterkaitan dan saling tergantung diantara seluruh fungsi-fungsi di organisasi, dimana semuanya bekerja dalam satu kesatuan dalam satu sistem.
  • Personal Mastery : setiap orang memiliki kemampuan khusus yang khas, dimana keahlian individual ini akan menjadi nyata ketika setiap individu di organisasi memberikan komitmen tinggi dalam proses pembelajaran dirinya sendiri sehingga menjadi pakar di bidangnya yang nantinya akan membawa manfaat besar dalam organisasi.
  • Mental Models : sebuah proses mental yang dimiliki bersama oleh seluruh anggota organisasi dengan belajar nilai-nilai yang sejalan dengan kebutuhan dan perkembangan organisasi dan membuang nilai-nilai yang tidak relevan serta menghambat.
  • Building Shared Vision : visi yang dimiliki oleh semua orang dalam organisasi. Visi ini bukanlah sesuatu yang dipaksakan oleh pimpinan organiasasi melainkan sebuah visi yang bisa diterjemahkan di setiap level sehingga dapat diakui sebagai visi bersama. Visi ini akan menciptakan fokus dan energi dalam proses pembelajaran.
  • Team Learning : akumulasi pengetahuan dari pembelajaran setiap individu yang kemudian dibagi kepada anggota organisasi lainnya sehingga menjadi pengetahuan tim.

 

2.  Organization Subsystem

Organisasi merupakan merupakan tempat dimana proses pembelajaran terjadi, sehingga menjadikan organisasi sebagai subsistem penting dalam learning organization. Terdapat empat komponen penting dalam subsistem ini, yaitu visi, budaya, strategi dan struktur. Visi organisasi akan melingkupi harapan perusahaan, tujuan, dan arahan menuju masa depan. Budaya organisasi dimaksudkan pada nilai-nilai yang dipegang organisasi, ritual, serta kebiasaan yang sering dilakukan. Budaya belajar yang dapat dijadikan kebiasaan perusahaan juga akan dapat mendukung visi perusahaan untuk berkembang dan menghasilkan produk atau layanan yang terus menerus menjadi lebih baik. Selanjutnya, strategi akan berhubungan dengan cara perusahaan untuk mengoptimalkan hasil pembelajaran yang diperoleh, menyebarkan pengetahuan, serta menerapkan/memanfaatkan pengetahuan atau hasil pembelajaran pada setiap rencana tindakan serta kegiatan operasional. Sementara itu, adanya struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan learning organization akan dapat memperlancar arus informasi dan kolaborasi antar bagian di dalam organisasi, maupun di luar organisasi.

 

3. People Subsystem

People atau orang-orang yang berpengaruh di dalam learning organization antara lain para pimpinan perusahaan atau para manager, karyawan, pelanggan, partner bisnis, supplier, vendor serta komunitas di sekitarnya. Setiap kelompok orang tersebut sangat berharga dalam membangun learning organization, karena dapat mendorong dan memungkinkan terjadinya proses pembelajaran. Para pimpinan dapat menerapkan coaching atau mentoring untuk meningkatkan kesempatan belajar bagi rekan kerja ataupun bawahannya. Karyawan diharapkan dapat terdorong untuk terus belajar dan menyelesaikan masalah berdasarkan hasil pembelajaran yang dilakukannya. Sementara pihak-pihak lainnya akan terkait dengan learning organization,karena adanya kontak yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi atau kompetensi baru yang sebelumnya belum dimiliki oleh organisasi.  

 

4. Knowledge Subsystem

Pengetahuan merupakan sumber makanan utama bagi learning organization, dimana nutrisi yang diberikannya akan memungkinkan organisasi untuk terus bertumbuh dan berkembang (Marquardt, 2002). Di dalam organisasi, individu mungkin datang dan pergi dengan cepat, tetapi apabila pengetahuan yang berharga ikut hilang bersamaan dengan perginya individu, maka organisasi akan mengalami kerugian besar. Adanya subsistem pengetahuan (knowledge subsystem) pada learning organization akan mengelola pemerolehan dan penciptaan pengetahuan di dalam organisasi. Knowledge subsystem meliputi enam tahap, yaitu: 1) akuisisi (acquisiton) atau pengumpulan data/informasi dari dalam dan luar organisasi; 2) penciptaan atau menghasilkan (creation) pengetahuan melalui berbagai macam proses (seperti inovasi ataupun penelitian terelaborasi); 3) penyimpanan pengetahuan (storage) dengan menggunakan teknologi tertentu agar mudah diakes oleh seluruh anggota organisasi dari manapun dan kapanpun; 4) pencarian dan analisis data (analysis & data mining) yang melibatkan teknik untuk menganalisis data, validasi data serta menginventarisasi sumber-sumber data yang dianggap penting; 5) transfer dan penyebarluasan pengetahuan (transfer & dissemination) yang merupakan usaha untuk menggerakkan informasi dan pengetahuan, secara disengaja maupun tidak sengaja, di dalam organisasi; 6) penerapan dan validasi pengetahuan (application & validation) dimana seluruh anggota organisasi akan membuktikan pengetahuan yang diperolehnya dengan cara menerapkannya dalam aktivitas kerja atau kegiatan operasional. Learning organization yang sukses atau berhasil biasanya mengarahkan pengelolaan pengetahuan di dalam organisasinya secara sistematis melalui teknologi yang dimilikinya melalui enam tahapan tersebut.

 

Knowledge-Management

 

5. Technology Subsystem

Subsistem teknologi terdiri dari jaringan teknologi pendukung yang terpadu dan alat-alat informasi (information tools) lainnya yang memungkinkan akses terhadap pembelajaran dan pertukaran informasi. Hal tersebut termasuk peralatan elektronik seperti komputer serta metode pembelajaran seperti simulasi, konferensi atau kolaborasi. Lebih lanjut, dua komponen utama dalam subsistem teknologi adalah teknologi untuk mengelola pengetahuan (technology for managing knowledge) yang dimaksudkan pada teknologi berbasis komputer yang membantu mengumpulkan, meng-coding, menyimpan serta men-transfer informasi ke seluruh organisasi, serta teknologi untuk meningkatkan pembelajaran (technology for enhancing learning) yang melibatkan pemanfaatan dari video, audio dan multimedia berbasis komputer untuk tujuan penyampaian dan pengembangan pengetahuan dan keterampilan karyawan.

   oleh: Dania Putri

Sumber:

Budihardjo, Andreas. (2014). Organisasi: Menuju Pencapaian Kinerja Optimum – Edisi Baru. Indonesia, Jakarta: Prasetiya Mulya Publishing.

Garvin, D. A. (1993, Juli – Agustus). Building a Learning Organization. Diunduh dari: https://hbr.org/1993/07/building-a-learning-organization

Garvin, D. A. (2000). Learning In Action: A Guide to Putting the Learning Organization to Work. Boston: Harvard Business Review, Press.

Malhotra, Yogesh. (1996). Organizational Learning and Learning Organizations: An Overview. Diunduh dari:http://www.brint.com/papers/orglrng.htm.

Marquardt, M. J. (2002). Building the Learning Organization: Mastering the 5 Elements for Corporate Learning (2nd Edition). Palo Alto: Davies-Black Publishing.

Noer, Muhammad. (2009, 22 Juni). Mengapa Organisasi/Perusahaan Perlu Menciptakan Budaya Belajar (Bagian 1). Diunduh dari: http://www.muhammadnoer.com/mengapa-organisasi-perusahaan-perlu-menciptakan-budaya-belajar/

Noer, Muhammad. (2009, 30 Juni). Kunci Sukses Menciptakan Budaya Belajar Organisasi (Bagian 2). Diunduh dari:http://www.muhammadnoer.com/kunci-sukses-menciptakan-budaya-belajar-organisasi/

Schiligo, Julie A. (2007). Dissertation: Predictors of Effective Knowledge Management. Florida: Florida Institute of Technology.

Senge, Peter M. (1990). The Fifth Discipline. New York: Doubleday.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *